УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Л.В. Колесников
«___»______________20 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
1 Общие положения
1.1 Настоящее Положение разработано в целях защиты персональных данных обрабатываемых в открытом акционерном обществе «Аскольд» (далее – «Общество») от несанкционированного доступа.
1.2 Настоящее Положение разработано в соответствии с требованиями Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и определяет особенности обработки персональных данных.
1.3 Обработка персональных данных лица без письменного его согласия не допускаются. Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации.
1.4 Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.
1.5 Должностные лица, в обязанность которых входит обработка персональных данных, обязаны обеспечить каждому субъекту персональных данных возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.
1.6 Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.
1.7 Юридические и физические лица, в соответствии со своими полно-мочиями, владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
1.8 Неправомерность деятельности органов государственной власти и организаций по сбору персональных данных может быть установлена в судебном порядке по требованию субъектов персональных данных, согласно законодательства Российской Федерации.
1.9 Настоящее положение утверждается Генеральным директором ОАО «Аскольд» и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным.
2 Перечень документов и сведений, содержащих персональные
данные субъекта персональных данных
2.1 В соответствии с Трудовым кодексом РФ, локальными нормативными актами Общества, лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы, содержащие его персональные данные:
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, содержащий сведения о паспортных данных субъекта персональных данных, сведения о месте регистрации (месте жительства), сведения о семейном положении;
• трудовую книжку, содержащую данные о трудовой деятельности субъекта персональных данных;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, содержащее сведения о номере и серии страхового свидетельства;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, содержащее сведения об идентификационном номере налогоплательщика;
• документы воинского учета, содержащие сведения о воинском учете военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или о наличии специаль-ных знаний или специальной подготовки, содержащий сведения об образовании, профессии.
2.2. В перечень документов и сведений, содержащих персональные данные, включаются:
• трудовой договор;
• сведения о состоянии здоровья;
• сведения об имуществе;
• анкетные и паспортные данные;
• сведения о заработной плате;
• семейное, социальное, имущественное положение;
• образование;
• другая информация.
3 Понятие и состав персональных данных
3.1. Персональные данные – любая информация относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)
3.2. Состав персональных данных :
• анкетные и биографические данные;
• образование;
• сведения о трудовом и общем стаже;
• сведения о составе семьи;
• паспортные данные;
• сведения о воинском учете;
• сведения о заработной плате сотрудника;
• сведения о социальных льготах;
• специальность;
• занимаемая должность;
• наличие судимостей;
• адрес места жительства;
• домашний телефон;
• место работы или учебы членов семьи и родственников;
• характер взаимоотношений в семье;
• содержание трудового договора;
• состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
• содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
• подлинники и копии приказов по личному составу;
• личные дела и трудовые книжки сотрудников;
• основания к приказам по личному составу;
ИНН, пенсионное свидетельство, ОГРНИП
биометрические данные (фотография)
• дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
• копии отчетов, направляемые в органы статистики.
Данные документы являются конфиденциальными, хотя, учитывая их массовость и единое место обработки и хранения - соответствующий гриф ограничения на них не ставится.
4 Требования по обработке персональных данных субъектов
4.1 В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина оператор и его представители при обработке персональных данных обязаны соблюдать следующие общие требования:
4.1.1 Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия субъектам персональных данных в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности субъект персональных данных, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
4.1.2 При определении объема и содержания обрабатываемых персо-нальных данных оператор должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом, Федеральным законом «О персональных данных» № 152 ФЗ и иными федеральными законами.
4.1.3 При принятии решений, затрагивающих интересы субъектов персональных данных, оператор не имеет права основываться на персональных данных субъекта персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
4.1.4 Защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена оператором за счет его средств, в порядке, установленном федеральным законом.
5 Обязанности субъекта персональных данных
Субъект персональных данных обязан:
5.1 Передавать оператору или его представителю достоверные, персональные данные, которые необходимы для исполнения договорных обязательств.
5.2 Своевременно сообщать оператору об изменении своих персо-нальных данных.
6 Права субъекта персональных данных в целях обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых оператором.
6.1 Субъект персональных данных имеет право на:
• получение полной информации о его персональных данных и обработке персональных данных;
• требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства и настоящего Положения. При отказе оператора исключить или исправить персональные данные субъекта персональных данных он имеет право обжаловать неправомерные действия оператора в порядке установленном законом;
• требование об извещении оператором всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
• свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
• персональные данные оценочного характера дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
• определять своих представителей для защиты своих персональных данных;
• на сохранение и защиту своей личной и семейной тайны.
7 Сбор, обработка и хранение персональных данных
7.1 Порядок получения персональных данных:
7.1.1 Все персональные данные следует получать у него самого. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то субъект персональных данных должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Оператор должен сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа субъекта персональных данных дать письменное согласие на их получение.
7.1.2 Оператор не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъекта персональных данных о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни.
7.1.3 Оператор не имеет право получать и обрабатывать персональные данные субъекта персональных данных о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
7.2 Обработка, передача и хранение персональных данных субъекта персональных данных:
7.2.1 Обработка персональных данных субъекта персональных данных – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных в соответствии с законом.
7.2.2 Круг лиц, допущенных к работе с документами, содержащими персональные данные, определяется руководителем подразделения осуществляющего обработку персональных данных.
7.2.3 К обработке, передаче и хранению персональных данных субъекта персональных данных могут иметь доступ сотрудники:
• бухгалтерии;
• сотрудники службы по управлению персоналом;
• сотрудники режимных подразделений;
• сотрудники отдела компьютерных технологий.
7.3 При передаче персональных данных, оператор должен соблюдать следующие требования:
• не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных, а также в случаях, установленных федеральным законом;
• не сообщать персональные данные субъекта персональных данных в коммерческих целях без его письменного согласия;
• предупредить лиц, получающих персональные данные субъекта персональных данных, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).
• разрешать доступ к персональным данным субъекта персональных данных только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• не запрашивать информацию о состоянии здоровья субъекта персональных данных, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения субъектом трудовой функции;
• передавать персональные данные представителям субъекта персональных данных в порядке, установленном законодательством, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
7.4 Передача персональных данных от держателя или его представителей внешнему потребителю может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
7.5 При передаче персональных данных субъекта персональных данных потребителям (в том числе и в коммерческих целях) за пределы компании оператор не должен сообщать эти данные третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных или в случаях, установленных федеральным законом.
7.6 Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудника распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
7.7 Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону или факсу.
7.8 По возможности персональные данные обезличиваются.
7.9 С работниками, ответственными за хранение персональных данных, а также с работниками, владеющими персональными данными в силу своих должностных обязанностей, заключаются Соглашения о неразглашении персональных данных субъекта персональных данных (Приложение 1). Экземпляр соглашения хранится в службе по управлению персоналом.
7.10 Автоматизированная обработка и хранение персональных данных субъекта персональных данных допускается только после выполнения всех основных мероприятий по защите информации.
7.11 Помещения, в которых хранятся персональные данные субъекта персональных данных, должны быть оборудованы техническими средствами защиты.
7.12 Помещения в рабочее время при отсутствии в них работников должны быть закрыты.
7.13 Проведение уборки помещения должно производиться в присутствии работников.
8. Доступ к персональным данным сотрудника
8.1 Внутренний доступ (доступ внутри организации).
8.1.1 Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:
• генеральный директор Общества;
•руководители структурных подразделений по направлению деятельности;
•работники подразделений, осуществляющих обработку персональных данных;
• при переводе из одного структурного подразделения в другое, доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового структурного подразделения;
• сам субъект персональных данных, носитель данных.
Другие сотрудники организации имеют доступ к персональным данным субъекта персональных данных только с письменного согласия самого субъекта персональных данных, носителя данных.
8.2 Внешний доступ.
8.2.1 К числу массовых потребителей персональных данных вне предприятия можно отнести государственные и негосударственные функцио-нальные структуры:
• налоговые инспекции;
• правоохранительные органы;
• органы статистики;
• страховые агентства;
• военкоматы;
• органы социального страхования;
• пенсионные фонды;
• подразделения муниципальных органов управления.
8.2.2 Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции.
8.2.3 Организации, в которые сотрудник может осуществлять перечисления денежных средств (страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения), могут получить доступ к персональным данным субъекта персональных данных только в случае его письменного разрешения.
8.2.4 Другие организации.
Сведения о работающем сотруднике или уже уволенном могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации, с приложением копии нотариально заверенного заявления субъекта персональных данных.
8.2.5 Родственники и члены семей.
Персональные данные сотрудника могут быть предоставлены род-ственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого сотрудника.
В случае развода бывшая супруга (супруг) имеют право обратиться в организацию с письменным запросом о размере заработной платы сотрудни-ка без его согласия.
9 Защита персональных данных
9.1 Под угрозой или опасностью утраты персональных данных пони-мается единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию.
9.2 Риск угрозы любым информационным ресурсам создают стихий-ные бедствия, экстремальные ситуации, террористические действия, аварии технических средств и линий связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.
9.3 Защита персональных данных представляет собой жестко регламен-тированный и динамически технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности предприятия.
9.4 Внутренняя защита.
9.4.1 Основным виновником несанкционированного доступа к персо-нальным данным является, как правило, персонал, работающий с документами и базами данных. Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документами и базами данных входит в число основных направлений организационной защиты информации и предназначена для разграничения полномочий руководителями и специалис-тами предприятия. Для защиты персональных данных субъект персональных данныхов необходимо соблюдать ряд мер:
• ограничение и регламентация состава работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;
• строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;
• рациональное размещение рабочих мест работников, при которых исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;
• знание работником требований нормативно–методических докумен-ов по защите информации и сохранении тайны;
• наличие необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;
• определение и регламентация состава работников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;
• организация порядка уничтожения информации;
• своевременное выявление нарушения требований разрешительной системы доступа работниками подразделения;
• воспитательная и разъяснительная работа с сотрудниками структурного подразделения по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;
• не допускается выдача личных дел сотрудников на рабочие места руководителей.
Личные дела могут выдаваться на рабочие места только Генеральному директору и в исключительных случаях, по письменному разрешению Генерального директора, руководителю структурного подразделения.
9.5 Внешняя защита.
Для защиты конфиденциальной информации создаются целенаправленные неблагоприятные условия и труднопреодолимые препятствия для лица, пытающегося совершить несанкционированный доступ и овладение информацией. Целью и результатом несанкционированного доступа к информационным ресурсам может быть не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение, уничтожение, внесение вируса, подмена, фальсификация содержания реквизитов документа и др.
Под посторонним лицом понимается любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности предприятия, посетители, работники других организационных структур.
Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в службе по управлению персоналом.
9.6 Для защиты персональных данных субъектов персональных данных необходимо соблюдать ряд мер:
- порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;
- пропускной режим предприятия;
- технические средства охраны, сигнализации;
- порядок охраны территории, зданий, помещений;
- требования к защите информации при интервьюировании и собесе-дованиях.
10 Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных субъекта персональных данных
10.1 Персональная ответственность – одно из главных требований к организации функционирования системы защиты персональной информации и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы.
10.2 Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциаль-ному документу, несет персональную ответственность за данное разрешение.
10.3 Каждый сотрудник предприятия, получающий для работы конфиденциальный документ, несет личную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
10.4 Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных субъекта персональных данных, несут ответственность в соответствии с федеральными законами:
• дисциплинарную;
• административную;
• гражданско-правовую;
10.5 Субъект персональных данных, предоставивший работодателю подложные документы или заведомо ложные сведения о себе, несет дисциплинарную ответственность, вплоть до увольнения.
11 Заключительные положения
11.1 Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором и вводится в действие приказом Генерального директора Общества.
11.2 Положение обязательно для всех работников Общества, если иные условия не предусмотрены в трудовом договоре субъекта персональных данных.
Заместитель генерального К.В. Черевко
директора по безопасности